Secretaresse

Context

De secretaresse komt vooral voor in de grotere industriële slagerijen. De secretaresse is gericht op het faciliteren van het functioneren van de manager van een grootschalige/multi-disciplinaire afdeling of de bedrijfsleider van een kleinere vestiging. Daarnaast verzorgt hij de in- en externe informatievoorziening en operationele secretariële ondersteuning en dienstverlening voor de afdeling/vestiging.

Organisatie

• Direct leidinggevende: vakinhoudelijk leidinggevende
• Geeft leiding aan: niet van toepassing

Resultaat­gebieden	Kerntaken	Resultaatindicatoren
Faciliteren van het functioneren van de manager	met vaste regelmaat voeren van afstemmingsoverleg gericht op onder meer het: afstemmen van en informeren over stand van zaken, onder de aandacht brengen van aandachtspunten en bijzonderheden; doornemen van agenda en attenderen op afspraken, te ondernemen acties en dergelijke; - maken van afspraken over te verlenen ondersteuning en daarbij te hanteren prioriteiten; uitvoeren van gemaakte afspraken door het effectief organiseren van activiteiten, communiceren van afspraken, etc.; invulling geven aan projecten, nader specificeren van het ‘project’, uitzetten/uitvoeren van overeengekomen acties, bewaken/bevorderen van tussentijdse resultaten en door anderen te leveren bijdragen; vervaardigen van overzichten zodat de manager inzicht heeft/houdt in de stand van zaken van de activiteiten/ resultaten binnen zijn/haar verantwoordelijkheidsdomein, verzamelen van informatie, verrichten van berekeningen en dergelijke; inschatten van het belang van zaken en eventueel tussentijds onder de aandacht brengen daarvan aan de manager.	kwaliteit van de ondersteuning in termen van: juiste afweging van prioriteiten; juiste afweging van belangen; tijdig attenderen op relevante zaken; opvolging van afspraken; aansluiting op gewenste ondersteuning door de manager.
In- en externe informatie­voorziening	verwerken van binnenkomende informatiestromen door het selecteren, ordenen en registreren van informatie en voorbereiden van te ondernemen acties; aannemen van binnenkomende telefoongesprekken, zo mogelijk zelf afhandelen daarvan, doorverbinden of noteren van boodschappen/ meldingen; binnen aangegeven kaders en volgens afspraken verzorgen van de in- en externe informatievoorziening richting betrokkenen.	kwaliteit van de informatievoorziening: juistheid, volledigheid, tijdigheid; juiste afweging van prioriteiten, belangen.
Operationele secretariële ondersteuning en dienstverlening	bewerken en opmaken van correspondentie, rapportages, notities en dergelijke aan de hand van concepten of globale aanwijzingen over de inhoud; voorbereiden, begeleiden en opvolgen van vergaderingen door onder meer het verzamelen van agendapunten, inventariseren en verspreiden van stukken, notuleren, uitwerken van verslagen en bewaken van actielijsten; beheren van archieven en daartoe opbergen van stukken, completeren van dossiers, op verzoek aanleveren van informatie en tijdig opschonen van archief; bijhouden van agenda en maken van afspraken binnen gegeven kader; organiseren en regelen van in- en externe bijeenkomsten volgens afspraken en daartoe uitnodigen van betrokkenen, regelen van faciliteiten en voorzieningen en dergelijke.	kwaliteit van de uitvoering in termen van: volgens geldende procedures en regelingen; volgens huisstijl; toegankelijkheid stukken voor collega’s; terugvindbaarheid van stukken; tevredenheid contactpersonen.

Download

• secretaresse (docx)
• secretaresse (pdf)